Quản lý dự án là hoạt động then chốt của mỗi dự án mà không phải ai cũng có khả năng thực hiện tốt. Vậy quản lý dự án là gì? Cần thực hiện những gì để quản lý thành công? Trong bài viết sau đây, Tera Solutions sẽ chia sẻ chủ đề này đến doanh nghiệp.
Quản lý dự án là gì?
Dự án là hoạt động được triển khai trong một khoảng thời gian nhất định với mục tiêu cụ thể. Quản lý dự án là quá trình tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Đây là một lĩnh vực quản lý chuyên biệt, tập trung vào việc phối hợp nguồn lực, thời gian và ngân sách để hoàn thành một dự án theo kế hoạch.
Quản lý dự án là hoạt động quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của một kế hoạch trong doanh nghiệp/tổ chức. Cụ thể, việc quản lý dự án sẽ giúp:
- Quản lý tài nguyên: Đảm bảo phân bổ tài nguyên, thời gian, chi phí, nhân lực phù hợp để dự án hoàn thành đúng hạn, không vượt quá ngân sách và vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
- Kiểm soát mục tiêu và tiến độ: Doanh nghiệp đảm bảo được mục tiêu dự án đã đề ra nhờ việc xây dựng kế hoạch chi tiết và có phương án hành động rõ ràng.
- Kiểm soát rủi ro phát sinh: Một dự án khi triển khai sẽ có nhiều vấn đề xuất hiện cần được xử lý và giải quyết kịp thời. Theo dõi, bám sát để quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro tiềm ẩn.
- Tăng năng suất, hiệu suất và cơ hội thành công: Việc quản lý dự án bao gồm từ lên kế hoạch, giao việc đến theo dõi tiến độ, kịp thời xử lý vấn đề phát sinh. Nhờ đó dự án được triển khai xuyên suốt với năng suất cao hơn, giúp tăng hiệu suất dự án và tăng tỉ lệ thành công.
Quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án trong các doanh nghiệp thường bao gồm năm bước chính như sau:
- Khởi động (Initiation)
Đây là giai đoạn xây dựng hồ sơ khởi động dự án. Cần xác định mục tiêu, phạm vi của dự án; đánh giá được khả năng thực hiện, xác định nguồn lực cần thiết và lập danh sách các bên liên quan cũng như xác định vai trò của họ.
- Lập kế hoạch (Planning)
Để lên kế hoạch, người quản trị dự án cùng team cần thực hiện rất nhiều hoạt động chi tiết như: thu thập thông tin và phân tích yêu cầu của dự án; lập danh sách công việc cần thực hiện; ước tính nguồn lực, chi phí và dự trù rủi ro; lập kế hoạch quản lý tiến độ, chất lượng, nhân sự và các kế hoạch khác cần thiết; xác định cách đo lường kết quả dự án.
- Thực thi (Execution)
Thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Bên cạnh đó, luôn song hành quản lý nguồn lực, kết nối thành viên, giám sát tiến độ và giải quyết vấn đề phát sinh để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch.
- Giám sát và kiểm tra (Monitoring and Controlling)
Quản trị dự án cần theo dõi tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu để nắm bắt tình trạng, tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc giám sát và kiểm tra cũng giúp quản lý kiểm soát được nguồn lực và ngân sách của dự án đang thực hiện.
- Kết thúc (Closing)
Ở bước này, cần đánh giá và tổng kết dự án sau khi đã hoàn thiện. Đồng thời, làm việc với các bên liên quan để xác nhận kết quả. Cũng trong giai đoạn này, người quản lý dự án cùng team và các bên liên quan sẽ trao đổi với nhau để rút ra kinh nghiệm cần thiết.
Đạt hiệu suất cao trong quản lý dự án với Tera Work
Để giảm gánh nặng công việc quản lý cũng như hạn chế những rủi ro so với những phương pháp thủ công, phần mềm Tera CRM của Tera Solutions đã tích hợp tính năng Tera Work hỗ trợ quản trị dự án thông minh cho các doanh nghiệp/tổ chức. Đây là một tính năng tiên tiến giúp doanh nghiệp đạt hiệu suất cao trong quản trị dự án. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tổ chức và điều chỉnh quy trình làm việc chặt chẽ và có trật tự.
Người dùng có thể tạo lập lịch trình, giao việc, theo dõi tiến độ và tổ chức thông tin chi tiết trên cùng một hệ thống Tera CRM. Đồng thời, Tera Work cho phép điều chỉnh linh hoạt quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng dự án. Với Tera Work, việc quản trị dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Quy trình quản lý dự án sẽ diễn ra xuyên suốt từ khi nhận mục tiêu đến khi hoàn thành, đóng gói dự án. Hoạt động này yêu cầu người quản lý cần có phương pháp chuyên nghiệp và phần mềm hiện đại hỗ trợ. Sử dụng phần mềm Tera CRM để đạt hiệu suất cao trong quá trình quản trị dự án. Trải nghiệm phần mềm ngay để thấy sự khác biệt!
