Nếu bán hàng là khâu đem doanh thu về cho doanh nghiệp thì mua hàng sẽ là khâu tạo ra nguồn hàng chất lượng để doanh nghiệp có doanh thu. Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể quản lý mua hàng một cách hiệu quả, dễ dàng nhất? Hãy tìm hiểu trong bài viết sau đây của Tera Solutions.
Quản lý mua hàng là gì?
Quản lý mua hàng (hay Quản lý cung ứng) là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm:
- Lập kế hoạch mua hàng.
- Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp.
- Đàm phán hợp đồng mua bán.
- Quản lý hợp đồng.
- Kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
Mục tiêu của hoạt động này là giúp quá trình mua sắm diễn ra thông suốt, nhằm đảm bảo có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ đầy đủ, chất lượng với giá thành hợp lý.
Vai trò của quản lý mua hàng
Mua hàng là hoạt động mở đầu trong doanh nghiệp, có ý nghĩa quyết định ở khâu đầu vào. Do đó, việc quản lý mua hàng được doanh nghiệp rất chú trọng.
- Giảm chi phí: Quản lý mua hàng thường tập trung vào việc tìm kiếm các nguồn cung ứng có giá cả hợp lý nhất để giảm thiểu chi phí cho tổ chức. Hoạt động này có thể bao gồm đàm phán giá cả với các nhà cung cấp, kiểm soát hợp đồng mua bán và quản lý chi phí vận chuyển.
- Cắt giảm rủi ro: Quản lý cung ứng phải đánh giá và dự đoán được các rủi ro liên quan đến việc cung cấp như về chất lượng, tài chính hay cung ứng, nhằm đảm bảo việc mua sắm nguyên vật liệu và sản phẩm được thực hiện một cách an toàn, chất lượng.
- Đảm bảo chất lượng: Sản phẩm và dịch vụ được mua đều cần đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức. Quản lý cung ứng cần tiến hành kiểm tra chất lượng, đánh giá nhà cung cấp và thiết lập các tiêu chuẩn.
- Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Quản lý mua hàng cần phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp để đảm bảo sự hỗ trợ và cung ứng liên tục.
- Đóng góp vào chiến lược tổ chức: Đây là khâu đầu tiên tạo ra yếu tố đầu vào nên quản lý cung ứng tốt sẽ đóng góp vào việc phát triển chiến lược tổ chức, đặc biệt là trong việc quản lý rủi ro và tăng cường hiệu suất.
Quy trình quản lý mua hàng
Thông thường, quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các bước sau:
- Xác định nhu cầu mua hàng: Bao gồm cả số lượng, chất lượng, thời gian và 1 số yêu cầu riêng khác.
- Lập kế hoạch mua hàng: Bản kế hoạch cần có loại hàng hoá, số lượng, yêu cầu chất lượng, ngân sách… đồng thời xác định các nguồn cung ứng có thể và đánh giá những lựa chọn này.
- Lập đề nghị báo giá: Gửi đề nghị mua hàng đến các nhà cung cấp và yêu cầu các họ báo giá cho các mặt hàng được liệt kê trong đề nghị.
- Theo dõi báo giá của nhà cung cấp: Theo dõi và đánh giá các báo giá được nhận để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Phê duyệt báo giá: Sau khi đã đánh giá và so sánh, tiến hành phê duyệt báo giá từ nhà cung cấp.
- Lên hợp đồng mua hàng: Lưu ý xác định rõ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng hoặc đơn mua hàng.
- Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng: Đề nghị nhập hàng cần chỉ rõ số lượng và thông tin chi tiết về các mặt hàng được đặt. Đề nghị kiểm hàng cũng cần được thực hiện để chuẩn bị cho quá trình kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận hàng.
- Nhập kho hàng hóa: Tiếp nhận và nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp vào hệ thống quản lý kho. Đồng thời, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa so với đơn đặt hàng và đề nghị kiểm hàng.
- Thanh toán theo hợp đồng và kết thúc quy trình mua hàng: Lưu ý nên cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý cung ứng của doanh nghiệp.
Với quy trình nhiều bước phức tạp, doanh nghiệp cần có một hệ thống tự động giúp quản lý mua hàng hiệu quả, hạn chế sai sót. Phần mềm Tera CRM của Tera Solutions là một giải pháp có thể giải quyết những vấn đề này. Bằng việc tích hợp Tera Supplier và Tera Purchase, Tera CRM sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình mua sắm và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Tera Supplier giúp dễ dàng quản lý thông tin từ các nhà cung cấp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể quản lý hợp đồng, thực hiện đàm phán qua Tera CRM để tối ưu hóa quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng mua bán.
Và Tera Purchase là tính năng tập trung vào quản lý quá trình mua hàng xuyên suốt. Tera Purchase cho phép tổ chức dễ dàng tương tác với các nhà cung cấp, theo dõi tình trạng đơn hàng và đảm bảo rằng các giao dịch mua sắm diễn ra một cách mạch lạc, hiệu quả.
Có thể nói, Tera CRM cung cấp một nền tảng đầy đủ giúp việc quản lý mua hàng thuận lợi và dễ dàng hơn. Nhờ Tera Supplier và Tera Purchase, tổ chức có thể nâng cao chất lượng của hoạt động mua hàng, giúp giảm thiểu chi phí, hạn chế rủi ro, đồng thời tăng cường hiệu suất, chất lượng dịch vụ. Nếu doanh nghiệp SMEs muốn sở hữu giải pháp thông minh để tối ưu hóa công việc kinh doanh, hãy dùng thử Tera CRM để có những kết quả tuyệt vời .
