Quản lý kho hàng luôn đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp bất kể quy mô của họ. Ngay cả các cửa hàng nhỏ cũng phải quản lý hàng trăm mặt hàng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nhiều kho như kho nguyên liệu, kho thành phẩm là điều không thể thiếu. Thay vì dùng phương pháp thủ công, nhiều chủ cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian và kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn. Vậy phần mềm quản lý kho là gì? Làm sao để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp? Cùng Tera Solutions tìm hiểu phần mềm quản lý kho hàng đầu cho cửa hàng qua bài viết sau.
Mục lục
Quy trình quản lý kho cơ bản
Quản lý kho là việc giám sát các hoạt động trong kho. Bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho, cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi việc di chuyển hàng hóa.
Bước 1: Theo dõi hàng tồn kho
Theo dõi hàng tồn kho là giám sát mức tồn kho để bạn biết có những SKU (Đơn vị lưu kho) nào trong kho và vị trí chính xác nơi lưu trữ hoặc liệu chúng có đang được vận chuyển từ nhà sản xuất hay đang trên đường đến cửa hàng hay không.
Quản lý hàng tồn kho cho biết số lượng sản phẩm sẵn sàng để vận chuyển nếu khách hàng đã đặt hàng ngay, cũng như thời điểm nên đặt thêm dựa trên khối lượng dự kiến.
Khi cửa hàng phát triển, có thể sẽ luân chuyển hàng tồn kho nhanh hơn, mở rộng sang các địa điểm mới và tăng các dòng sản phẩm của mình. Điều này làm cho độ chính xác và theo dõi hàng tồn kho trở nên quan trọng hơn.
Bước 2: Chọn và đóng gói
Chọn và đóng gói là hai chức năng cốt lõi được thực hiện trong kho. Hệ thống quản lý kho phải tạo danh sách chọn cho từng người chọn để lấy hàng theo cách hiệu quả nhất. Có thể bao gồm chọn theo vùng, chọn theo đợt hoặc chọn theo lô.
Đối với mỗi đơn hàng mới, người lấy hàng sẽ nhận được phiếu đóng gói các mặt hàng đã đặt hàng và địa điểm lưu trữ tại kho. Người lấy hàng sẽ thu thập các sản phẩm đã đặt hàng từ các địa điểm tương ứng của chúng.
Sau khi đơn hàng được chọn, đơn hàng sẽ được chuyển cho người đóng gói, người này có trách nhiệm đặt các mặt hàng một cách an toàn vào hộp hoặc túi đựng, thêm bất kỳ vật liệu đóng gói cần thiết nào và dán nhãn vận chuyển lên đó.
Bước 3: Nhận và cất giữ hàng
Bất kỳ hoạt động kho bãi nào cũng phải có khả năng tiếp nhận hàng tồn kho hoặc hàng hóa từ xe tải tại bến xếp dỡ và sau đó cất chúng vào một địa điểm lưu trữ. Hệ thống quản lý kho bãi sẽ cần có khả năng quét từng hộp mới nhận được với số lượng hàng tồn kho mà nó có.
Sau đó, hàng hóa sẽ được đưa đến kho lưu trữ hàng tồn kho ngắn hạn hoặc dài hạn, nơi hàng hóa sẽ được quét lại. Phần mềm quản lý kho phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho từng người dùng để họ biết cách tiếp nhận, tháo dỡ, lấy hàng, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển hàng tồn kho.
Bước 4: Vận chuyển đơn
Dựa trên các tùy chọn giao hàng và dịch vụ vận chuyển mà bạn cung cấp cho khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ nhận đơn hàng từ kho để vận chuyển đến địa điểm tiếp theo.
Sau khi đơn hàng được chuyển đi, hệ thống quản lý kho sẽ có thể tự động gửi thông tin theo dõi đơn hàng thương mại điện tử trở lại cửa hàng để khách hàng có thể theo dõi lô hàng của họ.
Bước 5: Báo cáo kho
Hệ thống quản lý kho phải cung cấp báo cáo hoạt động và hàng tồn kho ngay trên toàn kho. Điều này có thể bao gồm độ chính xác trong việc hoàn thành đơn hàng (tổng số lần chọn nhầm, đóng gói nhầm, v.v.), tổng số đơn hàng được hoàn thành theo giờ để đo lường hiệu quả của nhân viên, đơn hàng được giao đúng hạn và nhiều hơn nữa.
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý kho
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại năng động, việc tối ưu hóa hoạt động là rất quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh. Một lĩnh vực có tiềm năng cải thiện to lớn là quản lý kho. Với sự ra đời của công nghệ, Hệ thống quản lý kho (WMS) trở thành công cụ quan trọng giúp nâng cao hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp.
Giảm chi phí kho và nâng cao hiệu suất nhân viên
Việc bố trí và lựa chọn hiệu quả giúp các doanh nghiệp giảm chi phí lao động và tăng khả năng lưu trữ hàng tồn kho. Hệ thống dịch vụ kho bãi cơ giới sẽ giúp tối ưu hóa không gian và quản lý lao động, mang lại hiệu suất cao hơn.
Không gian lưu trữ đôi khi bị coi là lãng phí và hàng tồn kho dư thừa là tiền bị mất. Hệ thống quản lý kho giúp giảm bớt sự không chắc chắn bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng, bao gồm cả tối ưu hóa không gian kho. Nhờ đó, WMS có thể giảm lượng hàng tồn kho và hàng dự trữ xuống mức lý tưởng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho chính xác
Với hệ thống WMS tiên tiến, mọi yếu tố của dịch vụ kho bãi đều được tích hợp hoàn hảo. Khi nhận được đơn hàng, quy trình quản lý hàng tồn kho được kích hoạt, lập hóa đơn, xếp hàng lên xe tải và lên lịch giao hàng diễn ra mượt mà.
Với hệ thống quản lý kho tích hợp, có thể theo dõi mức tồn kho, nhân viên kho và không gian lưu trữ theo thời gian thực. Điều này giúp dự đoán nhanh chóng các nhu cầu thay đổi và nâng cao độ tin cậy của dịch vụ khách hàng. Nhờ đó, mà điều chỉnh hàng tồn kho sớm hơn để đáp ứng kịp thời những thay đổi bất ngờ.
Lập kế hoạch sản xuất và mua sắm
Cải thiện hiệu quả quản lý kho, sản xuất, lập kế hoạch và mua sắm thông qua việc dự báo chia sẻ và cập nhật thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực. Nhờ đó, các nhà quản lý sản xuất và mua sắm có thể điều chỉnh dự báo với thời gian giao hàng và hàng tồn kho để tối ưu hóa luồng sản phẩm và giảm thiểu thời gian chờ đợi trong chuỗi cung ứng.
Top 5 phần mềm quản lý kho hàng đầu cho cửa hàng
Có rất nhiều phần mềm quản lý kho với các đặc điểm tính năng đa dạng. Không có quy tắc cứng nhắc nào khi chọn lựa, điều quan trọng là phải xác định rõ nhu cầu sử dụng và cân nhắc kỹ các tính năng của từng chương trình quản lý kho.
Phần mềm quản lý kho KiotViet
KiotViet là một ứng dụng quản lý xuất nhập hàng tiện lợi. Ứng dụng này tương thích với cả hệ điều hành Android và iOS, cho phép người dùng sử dụng một cách thuận tiện. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể lưu trữ thông tin trên đám mây.
Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa dựa trên các thông tin như mã hàng, tên, giá bán, giá nhập và số lượng tồn kho. Ngoài ra, người dùng cũng có thể quản lý việc xuất/nhập hàng, bán hàng và thanh toán một cách trực quan. Ứng dụng cũng tích hợp sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, máy in và máy quét mã vạch. Cuối cùng, người dùng cũng có thể thống kê theo tồn kho hàng hóa và số lượng nhập/xuất kho.
Phần mềm quản lý kho hàng Sapo POS
Sapo POS là một ứng dụng quản lý phù hợp cho cửa hàng bán lẻ hoặc chuỗi cửa hàng. Phần mềm này cũng có sẵn phiên bản miễn phí để doanh nghiệp có thể trải nghiệm trước khi quyết định sử dụng.
- Đồng bộ chính xác số lượng hàng tồn kho cho các cửa hàng trong chuỗi.
- Tích hợp kho hàng với nền tảng bán hàng trên Facebook.
- Ghi chép thông tin khách hàng và sản phẩm.
- Cung cấp phân quyền quản lý cho nhân viên để giúp việc quản lý trở nên thuận tiện hơn.
- Tự động tính tiền, hỗ trợ in hóa đơn và quản lý công nợ.
Phần mềm quản lý kho Odoo Inventory
Odoo – cái tên quen thuộc với người làm trong lĩnh vực quản lý, và không ngoại lệ với Odoo Inventory, nổi bật với nhiều tính năng hữu ích cho việc quản lý kho hàng.
Nó không chỉ giúp theo dõi chi tiết về số lượng sản phẩm xuất nhập kho và lượng hàng tồn kho, mà còn hỗ trợ các loại phiếu khác nhau như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều chỉnh tồn kho. Bên cạnh đó, còn có thể quản lý theo vị trí lưu trữ hàng hóa như khu vực, kệ hàng để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hàng hóa. Đặc biệt, Odoo Inventory cũng cảnh báo khi có sản phẩm sắp hết hạn sử dụng, giúp bạn duy trì quản lý hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Phần mềm quản lý kho Zoho Inventory
ZOHO Inventory là một ứng dụng quản lý kho hàng hiệu quả và dễ sử dụng. Với ZOHO Inventory, bạn sẽ tiếp cận được nhiều tiện ích để quản lý hàng hóa, kiểm soát đơn hàng, vận chuyển và thanh toán từ khách hàng. Quản lý vị trí của mã SKU và lô hàng một cách thuận tiện và dễ dàng.
Hơn nữa, ứng dụng này cũng cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả hơn. Người dùng có thể theo dõi việc sử dụng từng sản phẩm, dự đoán số lượng tồn kho trong tương lai và tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Phần mềm quản lý kho hàng Tera CRM
Tera CRM kết hợp tính năng Tera Warehouse sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả hơn với những tính năng sau:
- Quản lý sản phẩm: Theo dõi tình trạng và số lượng hàng hóa đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về xuất xứ, giá cả, nhà cung cấp, thương hiệu, và nhiều thông tin khác.
- Quản lý kho: Giúp sắp xếp kho một cách khoa học và có tổ chức để đảm bảo quá trình xuất nhập kho diễn ra trôi chảy hơn, giảm thiểu tình trạng tổn thất hàng hóa.
- Kiểm hàng xuất – nhập kho: Quy trình kiểm hàng được thiết lập theo yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo độ chính xác cao và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra hàng hóa.
- Báo cáo và dự đoán tồn kho: Nhờ sự hỗ trợ của Tera AI và Tera Automation, Tera Warehouse có thể liên tục cập nhật tình hình tồn kho và hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán cũng như chuẩn bị hàng hóa một cách kịp thời, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa sản phẩm.
Quản lý kho hàng đóng vai trò không thể thiếu trong việc vận hành kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Để tận dụng tối đa lợi ích từ việc này, việc lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp là vô cùng quan trọng. Đừng quên, Tera CRM luôn ở đây để hỗ trợ bạn trong việc quản lý kho một cách hiệu quả nhất. Hãy dành thời gian trải nghiệm miễn phí ngay để cảm nhận sự khác biệt mà Tera Solutions mang lại!
