Bạn cảm thấy khó khăn khi quản lý hoạt động kinh doanh của mình? Việc theo dõi, tổ chức và điều phối các quy trình trong doanh nghiệp có thể trở nên phức tạp và gây mất thời gian đáng kể. Với hệ thống ERP – giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả, bạn có thể tích hợp và tổ chức mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ quản lý tài chính, nhân sự, quản lý sản xuất và nhiều hơn nữa. Bài viết dưới đây, Tera Solutions sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ERP, cách ERP giúp cải thiện quy trình kinh doanh và tối ưu hóa tài nguyên trong doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng khám phá những lợi ích và ứng dụng hệ thống vào trong việc quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Mục lục
Khái niệm về hệ thống ERP
Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các phần cần thiết của doanh nghiệp của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện quy hoạch nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.
Một hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp kế hoạch, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự và nhiều hơn nữa.
Có thể hiểu về hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp như là một loại “keo dính” kết nối các hệ thống máy tính khác nhau cho một tổ chức lớn. Mà không có ứng dụng ERP, mỗi phòng ban sẽ có hệ thống của riêng mình được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của nó. Với phần mềm ERP, mỗi phòng ban vẫn có hệ thống của riêng mình, nhưng tất cả các hệ thống có thể được truy cập thông qua một ứng dụng với một giao diện duy nhất.
Lợi ích của hệ thống ERP
2.1 Lợi thế cạnh tranh
Phần mềm ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, nhưng chi phí bỏ ra nếu không đầu tư có thể còn lớn hơn. Trong khi một số doanh nghiệp chọn cách làm theo các phương pháp đã được thử nghiệm và đúng đắn trong quá khứ thì những doanh nghiệp khác lại tìm kiếm giải pháp công nghệ. Với rất nhiều lợi thế về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mà phần mềm cung cấp, người dùng có thể thấy những cải tiến trong nhiều bộ phận.
Việc triển khai phần mềm ERP giúp bạn vượt lên dẫn trước đối thủ vì bạn không còn gặp rủi ro mắc phải những sai lầm kinh doanh tốn kém, điều có thể khiến bạn bị tụt lại phía sau thay vì dẫn trước. Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, không thể trì hoãn việc triển khai ERP trong khi đối thủ cạnh tranh đầu tư vào ERP và đạt được nhiều lợi ích.
2.2 Tăng cường hiệu suất quy trình
Nền tảng ERP loại bỏ các quy trình lặp đi lặp lại và giảm đáng kể việc phải nhập thông tin thủ công, điều này không chỉ cải thiện năng suất của người dùng mà còn loại bỏ khả năng dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến các sai lầm kinh doanh đắt đỏ. Lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP trong một tổ chức cũng sẽ cải thiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách tối ưu quy trình kinh doanh, giúp các công ty thu thập dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn, bất kể phòng ban nào họ đang làm việc.
Hãy xem ERP như một công cụ đắc lực, được thiết kế để giữ cho doanh nghiệp đi đúng hướng, chú ý từng chi tiết và làm công việc trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn, từ người dùng phần mềm tới khách hàng.
2.3 Dự báo Chính xác
Phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp cung cấp cho người dùng, đặc biệt là quản lý, các công cụ cần thiết để tạo ra dự báo chính xác hơn. Điều này giúp người dùng phần mềm và doanh nghiệp nhìn xa và lập kế hoạch đúng những gì họ cần từ hàng tồn kho và doanh số đến tài chính và dịch vụ khách hàng. Với dự báo, tổ chức có thể giảm chi phí kinh doanh hiệu quả – tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận. Vì thông tin trong ERP là chính xác nhất có thể, cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo đúng.
2.4 Tăng hợp tác bộ phận
Sự hợp tác giữa các phòng ban là một phần quan trọng và thường xuyên cần thiết trong hoạt động kinh doanh, vì các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một phòng ban. Với dữ liệu nhập vào phần mềm ERP được tập trung và nhất quán, các phòng ban có thể làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và cộng tác bất cứ khi nào cần thiết. Phần mềm này cũng đề cập đến hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp, do đó khuyến khích các nỗ lực hợp tác giữa các bộ phận một cách tự nhiên.
Cái hay của phần mềm ERP là nó cập nhật theo thời gian thực nên dù đang sử dụng phần mềm ERP vào buổi sáng, buổi chiều hay từ một địa điểm xa thì cơ hội giao tiếp, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn sẵn có và chính xác.
2.5 Tài nguyên mở rộng
Hệ thống ERP có cấu trúc cho phép bổ sung người dùng và chức năng mới để phát triển giải pháp được triển khai ban đầu theo thời gian? Cho dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, ERP đều phát triển cùng với quy mô – việc có thể thêm người dùng mới và các đợt dữ liệu mới bất cứ khi nào được yêu cầu, đảm bảo công nghệ sẽ phát triển cùng doanh nghiệp, nếu được mở rộng. Không cần phải lo lắng về việc liệu có cần một hệ thống hoàn toàn mới hay không khi cần thêm một hoặc hai người dùng mới, chỉ cần đảm bảo rằng giải pháp doanh nghiệp chọn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp. Các hệ thống ERP tốt nhất thậm chí sẽ cung cấp các chức năng để tạo điều kiện và đẩy nhanh sự phát triển đó.
Các tính năng chính của hệ thống ERP
Quản lý tài chính: Hệ thống ERP cung cấp các tính năng để quản lý tài chính của doanh nghiệp, bao gồm quản lý hạch toán, hệ thống thanh toán và xử lý giao dịch tài chính. Nó giúp tự động hóa việc ghi nhận các giao dịch, tạo hóa đơn, quản lý thu chi, và tạo báo cáo tài chính chi tiết.
Quản lý nguồn nhân lực: ERP giúp quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm quản lý thông tin cá nhân, quản lý lương, chấm công và quản lý hiệu suất lao động. Nó cung cấp các công cụ để theo dõi thông tin về nhân viên, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, và tối ưu hóa việc phân công công việc.
Quản lý quá trình sản xuất: ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình sản xuất. Từ việc quản lý vật liệu, quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đến theo dõi tiến độ sản xuất. Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, giảm thiểu thời gian chờ đợi và lỗi sản xuất, đồng thời nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm.
Quản lý chuỗi cung ứng: ERP hỗ trợ quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Từ việc quản lý đặt hàng, nhập hàng, vận chuyển đến quản lý kho hàng và theo dõi hàng tồn kho. Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng, giảm thiểu thiếu hụt và làm chậm quá trình, đồng thời cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quản lý khách hàng và dịch vụ: ERP cung cấp các công cụ để quản lý thông tin khách hàng, từ việc theo dõi thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, đến quản lý dịch vụ sau bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Báo cáo và phân tích: Hệ thống ERP cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo và phân tích chi tiết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cho phép doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất, xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng để đưa ra các quyết định chiến lược.
Tích hợp tương tác: Hệ thống ERP tích hợp các phòng ban và hoạt động trong doanh nghiệp, cho phép thông tin được chia sẻ một cách liên tục và chính xác giữa các bộ phận. Điều này giúp tăng cường sự hiểu biết và tương tác giữa các bộ phận, từ đó cải thiện sự nhất quán và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Cách hoạt động của hệ thống ERP
ERP hoạt động như bộ não của doanh nghiệp. Nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp và các quy trình được kết nối với nhau, tạo điều kiện cho luồng dữ liệu giữa chúng diễn ra.
Nó kết hợp nhiều báo cáo và số liệu khác nhau trên tất cả các bộ phận kinh doanh vào cùng một chế độ xem. Cùng với đó, rất dễ dàng để thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn đầy đủ về những gì đang diễn ra và cách chi tiêu các nguồn lực kinh doanh.
Ngày nay, hệ thống ERP rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong các ngành khác nhau.
Các loại hệ thống ERP phổ biến hiện nay
SAP ERP: SAP là một trong những nhà cung cấp ERP lớn nhất thế giới. Hệ thống của họ cung cấp một loạt các chức năng cho các lĩnh vực như tài chính, HR, chuỗi cung ứng, và nhiều hơn nữa.
Oracle ERP Cloud: Oracle cung cấp một giải pháp ERP dựa trên đám mây toàn diện, hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh, bao gồm quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý dự án, và sản xuất.
Microsoft Dynamics 365: Một giải pháp ERP linh hoạt từ Microsoft, kết hợp CRM và ERP với các ứng dụng thông minh giúp quản lý tài chính, hoạt động, bán hàng và dịch vụ.
Infor CloudSuite: Infor cung cấp các giải pháp ERP đặc biệt cho các ngành công nghiệp cụ thể như sản xuất, y tế, và bán lẻ.
Epicor ERP: Epicor cung cấp các giải pháp ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với trọng tâm vào sản xuất, phân phối, bán lẻ, và dịch vụ.
Sage ERP: Sage cung cấp một loạt các sản phẩm ERP, từ giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn, với các chức năng như quản lý tài chính và sản xuất.
NetSuite Oracle: Một giải pháp ERP dựa trên đám mây, chuyên về quản lý tài chính, CRM, e-commerce và tự động hóa chuỗi cung ứng, thích hợp cho các doanh nghiệp đang phát triển.
Mỗi hệ thống ERP này có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, và sự lựa chọn thích hợp phụ thuộc vào kích thước của tổ chức, ngành công nghiệp, và các nhu cầu cụ thể khác.
